Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und den Dienst VerwaltPilot ist:

Serkan Parlak (Einzelunternehmen, Marke „VerwaltPilot“)
Dorotheenstraße 5, 45130 Essen, Deutschland
E-Mail: info@verwaltpilot.de

Die vollständige Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen.

Für die Website, das Kontaktformular, die Registrierung, das Nutzerkonto und die Abrechnung sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Für die Daten, die Sie als Kundin oder Kunde in der Anwendung selbst erfassen — insbesondere Mieterstammdaten, Mietverträge, Objekt- und Einheitendaten, Zahlungen, Meldungen, Mahnungen und hochgeladene Dokumente — sind Sie der Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) stellen wir auf Anfrage unter info@verwaltpilot.de zur Verfügung.

Die Anwendung und die Datenbank werden auf einem dedizierten virtuellen Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. IONOS ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig.

Beim Aufruf der Seiten werden serverseitig automatisch Zugriffsdaten in Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und User-Agent. Zweck ist der technische Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden regelmäßig nach spätestens 14 Tagen gelöscht bzw. rotiert. Der Transport erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt (HTTPS).

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Konkret handelt es sich um das Sitzungs-Cookie der Anmeldung (NextAuth/Auth.js), das nach dem Login gesetzt wird und Ihre Sitzung identifiziert, sowie um ein CSRF-Token zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery. Diese Cookies sind für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Dienste, kein Google Analytics, keine Pixel und keine externen Content-Delivery-Netzwerke. Schriftarten werden zum Zeitpunkt der Erstellung der Anwendung lokal eingebunden und von unserem eigenen Server ausgeliefert — es entsteht dabei keine Verbindung zu Google-Servern.

Für die Nutzung von VerwaltPilot ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt) gespeichert und ist für uns nicht im Klartext einsehbar. Zusätzlich speichern wir Kontostatus, gebuchten Tarif sowie Beginn und Ende der kostenlosen Testphase.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Zum Ende der Testphase versenden wir eine Erinnerungs-E-Mail; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Information über den Vertragsstatus).

In der Anwendung können Sie unter anderem folgende Daten erfassen: Objekte und Einheiten, Mieterstammdaten (Name, Kontaktdaten), Mietverträge und Konditionen, Miet- und Nebenkostenzahlungen, Mahnungen, Schadens- und Störungsmeldungen, Fristen sowie Dokumente (PDF, Bilder, Word, Text; maximal 10 MB je Datei).

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung des von Ihnen beauftragten Dienstes verarbeitet und in Ihrem Mandanten getrennt von den Daten anderer Kunden gespeichert. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken, eine Weitergabe an Dritte oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt. Für diese Daten gilt Ziffer 2 (Auftragsverarbeitung).

Sie können Ihren Mieterinnen und Mietern einen persönlichen Zugangslink zum Mieter-Portal bereitstellen. Über diesen Link können Meldungen (z. B. Schäden) mit Titel, Beschreibung und Kategorie übermittelt werden. Der Zugang erfolgt über einen zufällig erzeugten, nicht erratbaren Token; eine Registrierung der Mieter ist nicht erforderlich. Verantwortlicher gegenüber den Mietern sind Sie als Vermieter bzw. Verwalter; wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag.

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional die Anzahl Ihrer Einheiten sowie Ihre Nachricht. Die Angaben werden in unserer Datenbank gespeichert und zusätzlich per E-Mail an uns weitergeleitet, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Anfragen löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — spätestens nach 24 Monaten. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Absendungen pro IP-Adresse und Zeitfenster (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für den Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. neue Mieter-Meldung, Erinnerung zum Ende der Testphase, Weiterleitung von Kontaktanfragen) setzen wir den Dienstleister Resend, Inc., USA, ein. Dabei werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht verarbeitet. Resend ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Einzelne Funktionen erzeugen auf Ihre ausdrückliche Aktion hin Textentwürfe oder Einschätzungen, etwa die Einordnung von Meldungen, Entwürfe für Mahnschreiben oder Mietverträge sowie Antworten des KI-Assistenten. Dafür werden die jeweils erforderlichen Inhalte an die Claude-API der Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA, übermittelt und dort verarbeitet.

Anthropic ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Über die API übermittelte Inhalte werden nach den Bedingungen von Anthropic nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Ihre Weisung als Verantwortlicher.

Bitte übermitteln Sie in KI-Funktionen nur die Angaben, die für das jeweilige Ergebnis wirklich erforderlich sind. Alle KI-Ergebnisse sind ausschließlich Entwürfe: Es erfolgt kein automatischer Versand und keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO — die Prüfung und Freigabe liegt immer bei Ihnen.

Kostenpflichtige Tarife werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland; für bestimmte Verarbeitungen auch Stripe, Inc., USA). Beim Abschluss eines Abonnements werden Sie auf eine von Stripe gehostete Bezahlseite geleitet. Zahlungsmittel- und Kartendaten werden ausschließlich von Stripe erhoben und verarbeitet — wir erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten.

Wir speichern lediglich die Stripe-Kunden- und Abonnement-Kennung sowie den Status des Abonnements, um Ihren Zugang freizuschalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Übermittlung in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Außer den vorstehend genannten Dienstleistern geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter:

• IONOS SE, Deutschland — Hosting und Serverbetrieb
• Anthropic PBC, USA — KI-gestützte Entwürfe und Analysen
• Resend, Inc., USA — Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland — Zahlungs- und Abonnementabwicklung

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten und die von Ihnen erfassten Verwaltungsdaten werden mit Beendigung des Nutzungsverhältnisses gelöscht, spätestens 30 Tage nach Kündigung bzw. Löschung des Kontos. Sie können jederzeit einen Export Ihrer Daten anfordern. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten — insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen von sechs bzw. zehn Jahren für Rechnungen und Buchungsbelege — bleiben unberührt; die betreffenden Daten werden bis zum Fristablauf in der Verarbeitung eingeschränkt.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: ausschließlich TLS-verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Speicherung von Passwörtern als bcrypt-Hash, mandantengetrennte Datenhaltung, Zugriffsbeschränkung auf den Serverbetrieb, Rate-Limiting gegen automatisierte Angriffe, Beschränkung von Datei-Uploads auf zulässige Dateitypen und Größen sowie regelmäßige Sicherungen.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@verwaltpilot.de. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Kunde von uns in der Anwendung erfasst hat (z. B. als Mieterin oder Mieter), wenden Sie sich bitte an die jeweilige Vermieterin bzw. den jeweiligen Vermieter als Verantwortlichen; wir leiten solche Anfragen unverzüglich weiter.

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Funktionsumfang, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.